Mit dem Stammdaten-Import können Sie Risiko- und Vertragsdaten gesammelt per Excel-Datei in Ihr neues Versicherungsportal übertragen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Stammdaten korrekt importieren.
Schritt 1: Excel-Vorlage herunterladen
Laden Sie zunächst die oqio Excel-Vorlage für den Stammdaten-Import herunter.
Die Vorlage finden Sie in Ihrer Einführung im Schritt „Import“.
Schritt 2: Stammdaten in der Excel-Vorlage erfassen
Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Datei und erfassen Sie Ihre Stammdaten.
Orientieren Sie sich dabei an:
den Erklärungen direkt in der Vorlage
den Beispielzeilen
den vorgegebenen Formaten
Hinweise
Pflichtfelder sind blau markiert und mit einem „*“ gekennzeichnet
Für einen erfolgreichen Import müssen mindestens folgende Felder ausgefüllt sein:
Risikodaten
Bestand
Straße & Nr.
Postleitzahl
Ort
Vertragsdaten
Versicherung
Versicherungsnummer
Gefahren & Selbstbehalte
Jede Zeile entspricht genau einem Risiko
Risiken müssen pro Gebäude einzeln erfasst werden
Werden mehrere Gebäude zu einem gemeinsamen Risiko zusammengefasst, kann bei der Schadenmeldung zwar das Objekt ausgewählt werden, jedoch nicht eindeutig erkannt werden, welches konkrete Gebäude betroffen ist
Da Nutzer aus der Immobilienwirtschaft Schäden in der Regel pro einzelnes Gebäude melden, empfiehlt sich diese Struktur der Risiken
Besteht für ein Risiko mehr als eine Versicherung:
Duplizieren Sie die Zeile
Ändern Sie ausschließlich: Versicherungsnummer, Gefahren & Selbstbehalte
Schreibweise exakt übernehmen:
Verwenden Sie für Bestand, Unternehmen und Versicherung genau die Namen, die Sie in den vorherigen Schritten der Einführung angegeben haben
Abweichungen oder Tippfehler führen zu Fehlermeldungen, da keine Zuordnung erfolgen kann
Eine Übersicht über die unterstützten Gefahren, Kürzel und Selbstbehalte finden Sie hier.
Schritt 3: Excel-Datei hochladen und prüfen
Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei in Ihr Versicherungsportal hoch. Das System prüft anschließend Ihre Datei automatisch und zeigt:
neue Datensätze
aktualisierte Datensätze
ungültige Datensätze
Fehler korrigieren
Falls Fehler angezeigt werden:
Klicken Sie auf „Neuer Upload“.
Korrigieren Sie die Excel-Datei.
Laden Sie die Datei erneut hoch.
Eine Übersicht der häufigsten Importfehler und deren Lösungen finden Sie hier.
Schritt 4: Stammdaten importieren
Wenn alle Angaben korrekt sind:
Klicken Sie auf „Importieren“
Die Stammdaten werden in Ihr Versicherungsportal übernommen
Der Import ist damit abgeschlossen.
Hinweis
Wenn Sie später Änderungen an Ihren Stammdaten vornehmen möchten (z. B. Risiko- oder Vertragsdaten wie den Abgang), laden Sie nicht erneut die Vorlage, sondern Ihre bestehenden Stammdaten in der Verwaltung herunter.
Sie erhalten eine Excel-Datei mit allen im Versicherungsportal gespeicherten Daten, die Sie direkt bearbeiten und anschließend wieder hochladen können.
Weitere Informationen finden Sie hier.